Kỹ thuật soạn thảo văn bản

Trong nội dung công văn thường có 3 phần là: Viện dẫn vấn đề -Giải quyết vấn đề- Kết luận vấn đề. Dưới đây là cách thức soạn thảo từng phần.

Cách viết phần viện dẫn vấn đề:
Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết công văn hay tổ chức nào để viết công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.

Các viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu:
Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải:
- Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết.
- Sắp xếp ý nào cần viết trường, ý nào cần viết sau, để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết.

Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra. Cần quán triệt các nguyên tắc:
+ Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
+ Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác.
+ Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi.
+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.
+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng.

Cách viết phần kết thúc công văn:
Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì).
Công văn chỉ sử dụng vào công cụ của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp. Công văn không bao giờ là tiếng nói riêng của cá nhân, kể cả người thủ trưởng hoặc người trực tiếp soạn thảo công văn, vì vậy nội dung của công văn chỉ nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi việc riêng giữa giữa các cá nhân.

Kỹ thuật trình bày văn bản

Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
- Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (khổ A4), sai số cho phép là 2 mm. + Một mặt:
Cách mép trên trang giấy: 25 mm
Cách mép dưới trang giấy: 25 mm
Cách mép trái trang giấy: 35 mm
Cách mép phải trang giấy: 15 mm

+ Hai mặt:
Cách mép trên trang giấy: 25 mm
Cách mép dưới trang giấy: 25 mm
Cách mép trái trang giấy: 15 mm
Cách mép phải trang giấy: 35 mm

- Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số La Mã cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ (bát chữ).
- Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã.
- Khi dùng máy vi tính để chế bản văn bản thì nên vận dụng kiểu chữ và cỡ chữ theo mẫu số 3.

 

soanthao

Với tinh thần hỗ trợ pháp lý toàn diện cho doanh nghiệp, các luật sư LFB mang đến cho bạn sự gần gủi, nhưng hết sức chuyên nghiệp trong việc xử lý các tình huống pháp lý trong kinh doanh. Hãy click chuột vào những gói dịch vụ bên phải trang web để tìm hiểu thêm các dịch vụ. Khi cần sự hỗ trợ, hãy liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ

Đừng để mất bò mới lo làm chuồng